V dnešním článku navážu na příklad z online workshopu, ve kterém jsem dynamické doplňování prakticky ukazovala. Myslím ale, že si zaslouží samostatný článek. Je to vychytávka dostupná od verze Excelu 2013 a může vám velmi zjednodušit a ušetřit práci, když ho budete mít na paměti 😊.
Dynamické doplňování funguje na principu „umělé inteligence Excelu“, takže když Excelu zadáme ukázku toho, čeho chceme docílit, pokusí se najít nějakou souvislost a vzor nad našimi daty a podle toho doplnit zbytek.
Typické příklady použití jsou:
- Jméno a příjmení – sloučit do buněk, přehodit, rozdělit, upravit malá a velká písmena, vytáhnout jen iniciály apod.
- Datum – rozdělit den, měsíc, rok nebo je naopak sloučit do data
- Rodné číslo – přidat nebo odebrat lomítko
- Telefonní číslo – upravit mezery, lomítka, přidat předvolbu +420
- Email – vytáhnout doménu za zavináčem
Jak postupovat?
- Do nového sloupce vedle vašich dat zadejte do první buňky vzor, tedy čeho chcete docílit.
- Na kartě DATA – klikněte na Dynamické doplňování. Klávesová zkratka pro dynamické doplňování je CTRL + E. (Pokud vás zajímají další užitečné zkratky v Excelu, mrkněte na můj článek ke klávesovým zkratkám.)
- Excel automaticky doplní data do dalších řádků. Určitě ale doporučuji je pohledem zkontrolovat.
Pokud některý řádek vyhodnotil a vyplnil špatně, opravte ho přímo v dané buňce, tím dáte Excelu najevo, že tohle nevyhodnotil dobře, upřesníte tím své zadání a poskytnete mu další indicii k vyhodnocení a správnému doplnění dat 😊.
Tipy & triky:
- Pozor na to, že si Excel bohužel neporadí se změnou diakritiky, takže pokud máte data s diakritikou, musí být i vzor s diakritikou a naopak.
- Pokud chcete vložit úplně nový vzor, je lepší data smazat a vložit znovu do prvního řádku.
- Lépe funguje, když jsou data „analyzovaná“ a vkládaná vedle sebe (nemáte mezi nimi několik dalších různorodých sloupců).
- Dynamické doplňování můžete zapnout nebo vypnout na kartě Soubor> Možnosti > Upřesnit > Možnosti úprav zaškrtnete políčko Automaticky používat dynamické doplňování.
Určitě omrkněte i praktické příklady ve videonávodu:
Možná už vidíte, že je to tak trochu kouzelný nástroj, který určitě ocení věční začátečníci s funkcemi, protože jsme dokázali velice jednoduše na několika příkladech nahradit dynamickým doplňováním spoustu funkcí. U příkladů výše a ve videonávodu bychom museli jinak použít například tyto funkce: CONCATENATE, MALÁ, VELKÁ, ČÁST, ZLEVA, PRAVA, DÉLKA, DEN, MĚSÍC, ROK a další. Mimo funkcí jsme dynamickým doplňování obešli i text do sloupců, který jinak vysvětluji v tomto článku.
Tak ať vám tento nástroj dobře slouží!